Dans ce guide complet, vous allez apprendre comment créer une liste déroulante dans Excel pas à pas, de la méthode la plus simple à la plus avancée (liste dynamique, liste conditionnelle…).
Vous souhaitez rendre vos fichiers Excel plus professionnels, fiables et faciles à utiliser ?
La liste déroulante dans Excel, aussi appelée menu déroulant, est l’un des outils les plus simples et puissants pour gagner du temps et éviter les erreurs de saisie.
Grâce à elle, vous permettez à l’utilisateur de choisir une valeur prédéfinie dans un menu, plutôt que de taper du texte manuellement.
Cela améliore plusieurs facteurs :
- La cohérence des données
- La vitesse de saisie
- La clarté de votre tableau
Créer une liste déroulante simple dans Excel
C’est la méthode la plus rapide pour insérer une liste déroulante dans Excel. Elle consiste à saisir directement les valeurs autorisées dans un champ spécifique. Idéal pour les choix limités comme : Oui / Non, Villes, Catégories, Notes, etc.
Étapes pour insérer une liste déroulante simple :
- Sélectionnez la cellule ou la plage de cellules où vous souhaitez insérer le menu déroulant.
- Allez dans l’onglet Données du ruban.
- Cliquez sur Validation des données
- Dans la fenêtre qui s’ouvre :
- Choisissez Liste dans le menu déroulant « Autoriser ».
Dans le champ « Source », deux possibilités s’ouvrent désormais à vous :
- Tapez les valeurs séparées par des points-virgules ( ; )
- Sélectionnez les valeurs que vous avez déjà renseignées dans l’une de vos feuilles
Avantages et inconvénients entre les 2 possibilités :
| Critère | Valeurs fixes (avec ; ) | Plage de cellules |
|---|---|---|
| Saisie des options | Directement dans le champ « Source » (ex : Oui;Non;N/A) | Dans une plage dédiée du classeur (ex : A1:A5) |
| Modification de la liste | Manuelle dans la validation (il faut rouvrir le menu) | Dynamique : il suffit de modifier la plage source |
| Visibilité de la liste | Les options ne sont visibles que dans la fenêtre de réglage | Les options sont visibles dans le tableau Excel |
| Nombre d’options recommandé | 2 à 6 (au-delà, ça devient difficile à lire et maintenir) | Idéal pour listes longues ou susceptibles d’évoluer |
| Niveau de complexité | Très simple – idéale pour débutants | Un peu plus avancée mais plus souple |
| Cas d’usage typique | Oui / Non, Statut simple, Catégorie courte | Produits, Fournisseurs, Employés, Choix évolutifs |
| Peut être utilisée avec un tableau structuré ? | Non (pas recommandé) | Oui (ex. : source = nom de tableau [Colonne]) |
Créer une liste déroulante conditionnelle (ou dépendante) dans Excel
Une liste déroulante conditionnelle Excel permet de proposer des choix différents selon une sélection précédente.
C’est une méthode puissante pour créer des menus déroulants liés : par exemple, choisir une ville en fonction du pays sélectionné, ou un modèle selon une marque.
Voici comment utiliser ce type de création de liste déroulante :
- Créez une table de données source pour répertorier vos catégories – par exemple ici : fruits et légumes.
- Nommer les plages Fruits et Legumes afin de rassembler le tout en 2 catégories.
Pour cela : Sélectionner le groupe de mots à catégoriser → Menu Formules → Définir un nom → Nommer le groupe de mots en question
Astuce : Excel ne reconnaît pas les accents, il est donc nécessaire de renommer la catégorie des légumes en « Legumes »
- Créer le tableau principal en appliquant une liste déroulante basique dans la première colonne
- Dans la deuxième colonne, appliquer également une liste déroulante mais il faudra mentionner =INDIRECT(X3) dans la source, X3 représentant dans l’exemple ci-dessus, la cellule dans laquelle la catégorie est renseignée.
- Appuyer sur Ok pour valider vos listes. Le résultat obtenu est le suivant. Faites dérouler la formule sur les cellules suivantes afin d’obtenir le résultat voulu.
Créer une liste déroulante dynamique avec un tableau structuré
La méthode la plus professionnelle pour créer une liste déroulante dans Excel est d’utiliser un tableau structuré (aussi appelé tableau Excel). L’avantage principal : la liste se met à jour automatiquement quand vous ajoutez ou supprimez des éléments, sans avoir à modifier la validation des données.
Étapes pour créer une liste dynamique :
- Saisissez vos valeurs dans une colonne (par exemple A1:A10 avec vos options).
- Sélectionnez cette plage et appuyez sur Ctrl + T pour la convertir en tableau structuré. Excel ajoute automatiquement un en-tête et des filtres.
- Notez le nom du tableau (visible dans l’onglet Création de tableau, par défaut « Tableau1 »).
- Dans la cellule où vous voulez la liste déroulante, allez dans Données > Validation des données.
- Dans le champ Source, tapez la formule :
=INDIRECT("Tableau1[NomColonne]")
Désormais, chaque fois que vous ajoutez une ligne au tableau source, la liste déroulante intègre automatiquement la nouvelle valeur. C’est la méthode recommandée pour les fichiers partagés ou les listes qui évoluent souvent (clients, produits, fournisseurs).
Astuce : vous pouvez aussi utiliser la fonction =DECALER pour créer une plage dynamique sans tableau structuré, mais cette méthode est plus complexe et moins lisible. Le tableau structuré est préférable dans la majorité des cas.
Liste déroulante avec message d’aide et alerte d’erreur
Excel permet d’ajouter un message d’aide qui s’affiche quand l’utilisateur clique sur une cellule contenant une liste déroulante, ainsi qu’un message d’erreur personnalisé si une valeur non autorisée est saisie.
Ajouter un message d’aide :
- Sélectionnez la cellule avec la liste déroulante.
- Allez dans Données > Validation des données.
- Cliquez sur l’onglet Message de saisie.
- Cochez « Quand la cellule est sélectionnée » et remplissez le titre et le message (par exemple : « Choisissez une catégorie dans la liste »).
Personnaliser le message d’erreur :
- Dans la même fenêtre, cliquez sur l’onglet Alerte d’erreur.
- Choisissez le style : Arrêt (bloque la saisie), Avertissement (permet de continuer) ou Information (simple notification).
- Saisissez un titre et un message personnalisé.
Cette technique est particulièrement utile dans les fichiers partagés avec des collègues qui ne connaissent pas la structure du tableau. Le message d’aide guide la saisie et l’alerte d’erreur empêche les valeurs incorrectes.
Astuces et erreurs fréquentes avec les listes déroulantes Excel
Même si la création d’une liste déroulante Excel semble simple, certaines erreurs peuvent entraîner des dysfonctionnements ou des résultats inattendus. Voici les pièges les plus courants à éviter et quelques astuces pratiques pour gagner en efficacité :
1. Oublier de mettre des points-virgules entre les options (méthode fixe)
Dans une liste directe (ex : Oui;Non;N/A), les valeurs doivent être séparées par un point-virgule. Sinon, la liste ne s’affichera pas correctement.
2. Utiliser une liste source avec des cellules vides
Si votre plage source contient des cellules vides, elles apparaîtront dans la liste déroulante. Cela peut entraîner une sélection vide involontaire.
3. Utiliser des accents ou caractères spéciaux dans une liste conditionnelle
Les plages nommées utilisées dans les listes conditionnelles ne doivent contenir ni espace, ni accent, ni caractère spécial.
4. Supprimer une valeur de la liste sans mettre à jour la validation
Si vous modifiez ou supprimez une valeur source, la liste déroulante continue à afficher les anciennes données.
Pensez à mettre à jour vos plages nommées ou vos tableaux Excel dynamiques.
Astuce bonus : copier une liste déroulante sur plusieurs cellules
Vous pouvez faire un copier-coller d’une cellule contenant une liste déroulante vers d’autres cellules.
Cela vous permet de répliquer facilement une liste sans refaire toute la validation des données.